一、为规范商会档案管理，增强商会档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

商会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、商会的档案管理由商会秘书长办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证商会及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 

五、资料的收集与整理

1.商会的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为商会档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据商会的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.商会档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.商会档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.商会会长、商会秘书长、副商长、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，商会的其他人员需借阅非密级档案时，由档案管理人员办理《借阅档案申请表》送长办公室主任核批。

3.商会档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由商会会长或商会秘书长批准。商会秘书长因公外出时可委办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.商会任何个人或部门非经允许不得销毁商会档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《商会档案资料销毁审批表》交商会办公室主任审核经商会秘书长批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由商会秘书长批准方可销毁；一般的档案资料，由办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的商会档案，档案管理员须认真核对，将批准的《商会档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁商会档案资料时，必须由商会会长或商会秘书长或办公室主任指定专人监督销毁。

                                                        甘肃省民族发展商会

                                                       二零零九年四月二十八日